Guide d'utilisation

Comment créer une comptabilité ?

- Rendez vous sur le site e-compta.org ;

- Cliquez sur la bande verte « TENUE D’UNE COMTABILITE COMPLETE » ;

- Sur la page qui s’affiche, défilez jusqu’à atteindre la section portant le titre « Des tarifs abordables ! » ;

- Juste en bas de ce titre, des cadres bleus contiennent les prix par option (mensuelle ou annuelle) de chaque logiciel ;

- Choisissez un logiciel en cliquant sur un des cadres bleus ;

- Renseignez les informations qui vous sont demandées (Entité, adresse mail, pays, nombre de mois à payer) ;

- Validez les renseignements entrés en cliquant sur « Valider », puis passez au paiement ;

- Choisissez un moyen de paiement (carte bancaire, ou mobile money) et finalisez le paiement ;

- Une fois le paiement finalisé, un message de succès s’affiche sur la page ;

- Vous êtes redirigé sur la page de création de comptabilité ;

- Renseignez les informations qui vous sont demandées :

ü Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe (veuillez bien les mémoriser, car sans eux vous n’aurez pas accès à votre comptabilité) ;

ü Entrez le nom de votre Entité ;

ü Entrez l’exercice comptable et les dates d’ouverture et de clôture de l’exercice;

- Validez les renseignements entrés en cliquant sur « Créer ma comptabilité » ;

- Un message de succès s’affiche sur la page, incluant le lien pour vous connecter à votre comptabilité ;

- Cliquez sur ce lien et rentrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe ;

Vous avez créé votre comptabilité avec succès !

- Si vous ne voulez pas (ou ne pouvez pas) créer une comptabilité tout de suite, notez que le lien de création de comptabilité vous est également envoyé par courriel dans votre boîte mail.

- Ouvrez votre boîte mail (Gmail ou Yahoo mail par exemple), et vérifier votre boîte de réception ;

- Si vous n’y trouvez un courriel récent envoyé par e-compta.org, ouvrez les spams de votre boîte mail ;

- Un bouton vert « Créer ma comptabilité » est inclus dans le courriel qui vous a été envoyé ;

- En cliquant sur ce bouton vous serez redirigé sur la page de création de comptabilité.

- Renseignez les informations qui vous sont demandées :

ü Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe (veuillez bien les mémoriser, car sans eux vous n’aurez pas accès à votre comptabilité) ;

ü Entrez le nom de votre Entité ;

ü Entrez l’exercice comptable et les dates d’ouverture et de clôture de l’exercice;

- Validez les renseignements entrés en cliquant sur « Créer ma comptabilité » ;

- Un message de succès s’affiche sur la page, incluant le lien pour vous connecter à votre comptabilité ;

- Cliquez sur ce lien et rentrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe ;

Vous avez créé votre comptabilité avec succès !

NB : Le paiement d’une licence donne droit à la création d’une seule comptabilité.

Comment se connecter à sa comptabilité ?

- Rendez vous sur le site e-compta.org ;

- Cliquez sur la bande verte « TENUE D’UNE COMTABILITE COMPLETE » ;

- Cliquez sur le bouton vert « Se connecter » en haut à droite ;

- Si nécessaire, choisissez le logiciel auquel vous souhaitez vous connecter, en cliquant sur l’une des options qui vous seront proposées, puis cliquez sur le bouton bleu « Se connecter » dans la nouvelle page qui s’affiche ;

- Une fois sur la page de connexion, entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe (que vous avez entré lors de la création), et validez.

Vous serez redirigé sur la page d’accueil de votre logiciel.

Comment créer un journal ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Définition en haut de l’écran, et choisissez l’option « Ajouter un journal » ;

- Dans la boite de dialogue qui s’affiche au milieu de la page, entrez le nom du journal que vous souhaitez créer et validez ;

- Votre journal a été créé avec succès.

Comment créer un compte ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Définition en haut de l’écran, et choisissez l’option « Créer un compte » ;

- Dans la boite de dialogue qui s’affiche au milieu de la page, sélectionnez dans la liste déroulante située en bas du tableau de la liste des comptes, un compte racine pour le compte que vous souhaitez créer ;

- Entrez un suffixe et un libellé pour le compte que vous souhaitez créer ;

- Le compte a créer sera l’assemblage du compte racine et du suffixe. Par exemple si vous choisissez le compte racine « 4111 » et que vous entrez le suffixe « 12 », le compte créé sera « 411112 » ;

- Enregistrez le compte en cliquant sur « Ajouter » ;

- Votre compte a été créé avec succès.

Comment passer des écritures en mode ligne par ligne ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Saisie en haut de l’écran, et choisissez l’option « Journaux » ;

- Sur la nouvelle page, un tableau s’affiche contenant pour chaque journal, le nom du journal, le nombre de pièces (le nombre d’écritures) passées dans ce journal, le total débit et le total crédit du journal ;

- Cliquez sur une ligne du tableau pour accéder au journal correspondant ;

- Cliquez sur le bouton « Nouvelle Pièce » situé au milieu de la page et en dessous du tableau d’affichage de l’historique des écritures ;

- Remplissez les champs du formulaire situé en bas de la page (date de l’écriture, compte, débit, crédit, référence et date de la pièce justificative, et libellé) ;

- Vous pouvez (facultativement) ajouter une pièce jointe à votre écriture, en cliquant sur le bouton « Choisir un fichier » en dessous du libellé de l’écriture, puis en sélectionnant un ficher dans votre répertoire ;

- Enregistrez les informations entrées, en cliquant sur le bouton « Valider » situé en bas de la page ;

- La ligne d’écriture s’ajoute instantanément au tableau de l’historique des écritures situé en haut de la page ;

- Répétez l’opération en ajoutant d’autres lignes à la pièce, jusqu’à ce que le total débit et le total crédit de la pièce soient équilibrés ;

- Ensuite, cliquez à nouveau sur le bouton « Nouvelle pièce », pour passer une autre écriture.

Comment passer des écritures en mode multiligne ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Saisie en haut de l’écran, et choisissez l’option « Journaux » ;

- Sur la nouvelle page, un tableau s’affiche contenant pour chaque journal, le nom du journal, le nombre de pièces (le nombre d’écritures) passées dans ce journal, le total débit et le total crédit du journal ;

- Cliquez sur une ligne du tableau pour accéder au journal correspondant ;

- Cliquez sur le bouton « Mode Saisie multiligne » situé juste en dessous du tableau d’affichage de l’historique des écritures ;

- Cliquez sur le bouton « Nouvelle Pièce » situé au milieu de la page et en dessous du tableau d’affichage de l’historique des écritures ;

- En remplissant les champs du formulaire vous vous pouvez remplir à la fois le compte débit et son montant, et le compte crédit et son montant ;

- Vous pouvez (facultativement) ajouter une pièce jointe a votre écriture, en cliquant sur le bouton « Choisir un fichier » en dessous du libellé de l’écriture, puis en sélectionnant un fichier dans votre répertoire ;

- Enregistrez les informations entrées, en cliquant sur le bouton « Valider » situé en bas de la page ;

- Les lignes d’écriture s’ajoutent instantanément au tableau de l’historique des écritures situé en haut de la page ;

- Ensuite, cliquez à nouveau sur le bouton « Nouvelle pièce », pour passer une autre écriture ;

Note : Si votre écriture comprend plusieurs ligne, vous pouvez cliquer sur les boutons (+ Compte débit) ou (+ Compte crédit) situé à côté des lignes de saisie « Compte crédit » et « Compte débit » pour ajouter un compte débit ou crédit à l’écriture.

Comment importer un journal ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Saisie en haut de l’écran, et choisissez l’option « Importer un Journal » ;

- Sur la nouvelle page qui s'affiche, cliquer sur le bouton Télécharger le modèle ;

- Remplissez le fichier excel en vous assurant de respecter le format demandé ;

- Retournez sur la page d'importation du journal, et cliquez sur Choisir un fichier, pour sélectionner le fichier contenant votre journal ;

- Une fois le fichier choisi, patienter jusqu'à ce que le contenu du fichier s'affiche sur la page ;

- Vérifiez le contenu à importer, et si nécessaire, corrigez les comptes incorrects selon la procédure indiquée pour la correction des comptes ;

- Cliquez enfin sur Finaliser m'importation ;

Vous avez importé le journal avec succès !

Comment saisir les reports à nouveau ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Saisie en haut de l’écran, et choisissez l’option « Report des soldes N-1 » ;

- Cliquez ensuite sur la bande grise « Reporter les soldes N-1 »

- Remplissez les champs du formulaire situé en bas de la page (date, compte, débit, crédit, et libellé) ;

- Enregistrez les informations entrées, en cliquant sur le bouton « Valider » situé en bas de la page ;

- La ligne du report s’ajoute instantanément au tableau de l’historique des écritures situé en haut de la page ;

- Répétez l’opération en ajoutant d’autres lignes de reports à nouveau, jusqu’à ce que le total débit et le total crédit de vos reports soient équilibrés ;

Comment saisir les reports à nouveau du Tableau des Flux de Trésorerie (TFT) ? ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Saisie en haut de l’écran, et choisissez l’option « Report des soldes N-1 » ;

- Cliquez ensuite sur la bande grise « Reporter les soldes du TFT » ;

- Une nouvelle page s’affiche, en présentant le format du TFT des états financiers ;

- Dans la dernière colonne du tableau, certaines lignes contiennet des champs de saisie jaunes ;

- Inscrivez dans ces champs les montant de votre TFT N-1 ;

- Assurez vous que les totaux du TFT correspodent et cliquez sur le bouton « Valider et enregistrer », en bas de la page ;

Comment corriger les comptes du journal ou des Reports à nouveau importé ?

- Notez ou copiez la liste des comptes à corriger. Cette liste sera utile pour la réalisation des corrections proprement dites ;

- Cliquez sur l’onglet "Définitions" puis sur "Listes des comptes" ;

- Dans la nouvelle page qui s’affiche, cliquez sur le bouton "Ajouter un compte" ;

- Pour chacun des comptes à modifier, créez un nouveau suivant la procédure indiquée pour la création d’un compte. Au fur et à mesure de la création de nouveaux comptes, notez les nouveaux comptes créés correspondant à chaque compte non valide ;

- Ouvrez votre fichier Excel dans votre logiciel Microsoft Office Excel ;

- Cliquez sur Ctrl+H pour ouvrir la fenêtre ‘’ Rechercher et Remplacer’’ de Excel ;

- Cliquez sur le bouton ‘’Options’’ ;

- Cochez la case ‘’Totalité du contenu de la cellule’’ ;

- Dans la zone de texte ‘’Rechercher’’, inscrivez le numéro de compte non valide, et dans la zone de texte ‘’Remplacer par’’, le nouveau numéro de compte que vous avez créé sur e-compta;

- Cliquez sur le bouton ‘’Remplacer tout’’ puis validez la boîte de dialogue qui s’affiche ;

- Reprenez le processus autant de fois qu’il y a de comptes non valides ;

- Toutes les corrections une fois effectuées dans votre fichier Excel, vous pouvez fermer la fenêtre ‘’ Rechercher et Remplacez’’, enregistrer le classeur et le fermer ;

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Vous pouvez alors réimporter votre fichier corrigé du journal

Comment clôturer les reports à nouveau ?

- Une fois connecté à votre comptabilité, cliquez sur le menu Saisie en haut de l’écran, et choisissez l’option « Clôture des reports à nouveau » ;